Registre des outils d’IA en entreprise : mode d’emploi
Découvrez les 10 champs à prévoir dans un registre des outils d’IA, des exemples et un plan pour préparer une première version en une heure.
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Un registre des outils d’IA est un tableau qui recense les outils utilisés par votre entreprise, les personnes qui en sont responsables et les catégories de données qui leur sont transmises. L’AI Act n’impose pas explicitement ce registre aux entreprises qui utilisent des assistants et des chatbots prêts à l’emploi. Mais sans liste, il est difficile de répondre à une première question lors d’un contrôle : « Quels outils utilisez-vous ? » Voici 10 champs à prévoir, des exemples et un plan pour préparer une première version en une heure.
Registre des outils d’IA : l’essentiel
Le registre sert de base aux autres documents : il vous aide à rédiger une politique d’utilisation de l’IA, à organiser des formations adaptées aux outils réellement utilisés (article 4 de l’AI Act), à repérer les situations où il faut signaler certains contenus (article 50) et à exclure les pratiques interdites (article 5). Un tableur avec 10 colonnes, un responsable et une date de révision suffit pour commencer. Dans l’Union européenne, les obligations et les contrôles applicables dépendent notamment du rôle de l’entreprise et des règles en vigueur dans chaque pays. Un fichier dans l’espace de stockage professionnel est plus pratique qu’un classeur papier.
Pourquoi tenir un registre des outils d’IA en entreprise ?
La plupart des entreprises ne savent pas combien d’outils d’IA elles utilisent. Le chatbot n’est qu’un début : l’IA est aussi intégrée aux suites bureautiques, aux CRM, aux outils de traduction, aux logiciels graphiques et aux systèmes de recrutement. Le registre permet de structurer quatre sujets :
- Les compétences (article 4). Le texte demande de tenir compte du contexte dans lequel les systèmes sont utilisés. Sans liste des outils, la formation reste générale. Consultez également les informations de la Commission européenne sur la maîtrise de l’IA.
- La transparence (article 50). Le registre indique quels outils génèrent des images, des vidéos et des contenus audio destinés à être publiés, et où un chatbot est utilisé pour répondre aux clients.
- Les pratiques interdites (article 5). Si une personne ajoute un outil qui analyse les émotions des salariés, cela devient immédiatement visible.
- Les systèmes à haut risque (article 6 et annexe III). L’IA utilisée pour le recrutement, l’évaluation du crédit ou l’éducation peut nécessiter une préparation spécifique. Consultez le calendrier et les règles applicables dans l’AI Act.
Les 10 champs du registre
| Champ | Que renseigner ? | Exemple |
|---|---|---|
| 1. Outil et version | Nom, formule et type de compte : professionnel ou personnel | ChatGPT, formule professionnelle |
| 2. Fournisseur | Entreprise qui fournit l’outil | OpenAI |
| 3. Service | Équipe qui utilise l’outil | Marketing |
| 4. Usage | Tâche précise, plutôt que « divers » | Brouillons de publications et traductions |
| 5. Responsable | Rôle chargé de l’outil | Responsable marketing |
| 6. Catégories de données | Types de données, et non les données elles-mêmes | Contenus publics, sans données clients |
| 7. Rôle de l’entreprise | Fournisseur ou déployeur (article 3, points 3 et 4) | Déployeur |
| 8. Risque | Interdit, élevé, transparence ou minimal | Transparence (visuels destinés à être publiés) |
| 9. Règles et formation | Référence à la politique et à la formation | Politique, version 1 ; formation, octobre 2026 |
| 10. Date de révision | Date de la dernière vérification de la fiche | 13 octobre 2026 |
N’inscrivez pas dans le registre de mots de passe, de clés API ou le contenu de documents clients. Il doit indiquer où trouver les informations et qui en est responsable, sans remplacer la documentation du fournisseur.
Créer une première version en une heure
La première version n’a pas besoin d’être parfaite. Voici une répartition possible des 60 minutes dans une entreprise de quelques dizaines de personnes :
- Recueillez la liste (20 min). Posez une seule question aux services : « Quels outils ou fonctionnalités d’IA utilisez-vous au travail, même une fois par mois ? » Donnez quelques exemples : assistant intégré à une suite bureautique, traducteur, générateur d’images, fonctionnalités d’IA dans un CRM. Demandez des réponses sans exemples confidentiels.
- Fusionnez les doublons (10 min). Cinq personnes qui indiquent « ChatGPT » peuvent utiliser cinq comptes différents. Distinguez les entrées selon la version : compte professionnel avec contrat ou compte personnel.
- Notez les données et le rôle (10 min). Pour chaque entrée, indiquez les catégories de données transmises à l’outil et précisez si l’entreprise l’utilise simplement ou le propose sous son propre nom.
- Évaluez le risque (10 min). Repérez les outils qui génèrent des contenus destinés à être publiés (article 50), concernent les candidats ou les salariés (risque potentiellement élevé) ou ne devraient pas être utilisés (article 5).
- Désignez des responsables et une date (5 min). Chaque outil doit avoir un rôle responsable de sa fiche.
- Enregistrez la version (5 min). Ajoutez un numéro de version et une date au fichier, puis placez-le dans un espace accessible à distance.
Exemples de fiches dans un registre d’IA
Voici trois exemples fictifs pour une petite agence, qui illustrent le niveau de détail attendu :
| Outil | Usage et données | Risques et règles |
|---|---|---|
| Chatbot d’IA, formule professionnelle (marketing) | Brouillons de publications et traductions ; contenus publics, sans données clients | Transparence pour les textes portant sur des questions d’intérêt public ; politique, points 4 à 6 |
| Générateur d’images (marketing) | Illustrations pour des campagnes ; aucune donnée personnelle | Article 50, paragraphe 4, pour les images réalistes de personnes et de lieux ; ajout d’une mention au moment de la publication |
| Chatbot sur le site (service client) | Réponses aux questions sur l’offre ; prénom et adresse e-mail du client | Article 50, paragraphe 1 : informer dès le début de la conversation ; contrat de traitement des données |
Les erreurs fréquentes à éviter
- Ne recenser que les chatbots. Vous risquez d’oublier des fonctionnalités d’IA intégrées à des logiciels achetés auparavant pour un autre usage.
- Confondre déclaration et validation. Le fait qu’un salarié ait inscrit un outil ne signifie pas que son usage a été approuvé. Ajoutez une colonne « approuvé : oui/non ».
- Inscrire des données personnelles dans le registre. Indiquez une catégorie (« coordonnées des clients »), pas l’identité de personnes précises.
- Oublier la date de révision. Les offres et les fonctionnalités évoluent tous les quelques mois. Sans date, le registre risque d’être obsolète au bout de six mois.
- Laisser le registre de côté. Une liste inconnue de l’équipe ne facilite pas la formation. Référencez-la dans votre politique d’utilisation de l’IA.
Préparer un contrôle lié à l’AI Act
Les modalités et les délais de contrôle dépendent des règles applicables dans le pays concerné. Un registre prêt à l’emploi vous évite de partir de zéro : vous savez quels services et outils sont concernés, et pouvez repérer rapidement les règles ou les formations manquantes. Vérifiez les exigences auprès de l’autorité compétente dans votre pays et consultez les textes officiels de l’Union européenne.
Questions fréquentes sur le registre des outils d’IA
Le registre des outils d’IA est-il obligatoire ?
Pour une entreprise qui utilise uniquement des outils prêts à l’emploi, l’AI Act ne nomme pas de registre obligatoire. C’est un moyen pratique de montrer que l’entreprise sait quels outils elle utilise et qu’elle a pris des mesures en matière de maîtrise de l’IA, conformément à l’article 4.
Quelle est la différence entre le registre interne et la base européenne des systèmes à haut risque ?
La base européenne prévue par les articles 49 et 71 de l’AI Act concerne l’enregistrement de systèmes à haut risque par les fournisseurs et certains déployeurs. Le registre interne des outils est un document tenu par l’entreprise pour son propre suivi.
Quel format choisir pour le registre ?
Un tableur ou un fichier CSV suffit. Ajoutez une version et une date, et veillez à ce que le fichier soit accessible à distance.
À quelle fréquence mettre le registre à jour ?
À chaque nouvel outil, puis au moins tous les 6 à 12 mois. Le renouvellement d’une formation peut être un bon moment pour le réviser.
Qui doit tenir le registre ?
Une personne ou un rôle, par exemple un responsable des opérations ou une personne du service informatique. Les équipes signalent les changements et le responsable du registre les valide.
Ce contenu ne constitue pas un conseil juridique. Si vous avez des doutes sur la classification d’un outil comme système à haut risque, demandez conseil à un professionnel compétent dans votre pays.
Sources
- Règlement (UE) 2024/1689 (AI Act), EUR-Lex - articles 3, 4, 5, 6, 49 et 50, annexe III
- Règlement (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus) - nouvelle rédaction de l’article 4 et calendrier des systèmes à haut risque
- Commission européenne : maîtrise de l’IA, questions et réponses
État du droit vérifié le 1er octobre 2026, liens vérifiés le 13 octobre 2026.
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